ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ SHTAB

СКАЧАТЬ ФАЙЛ

Описание функциональных характеристик

Программного обеспечения SHTAB

и информация, необходимая для его запуска и эксплуатации

1. Общие сведения:

Программное обеспечение Shtab (далее – «ПО Shtab» или «Shtab») является сервисом управления проектами и задачами. ПО Shtab заменяет сразу несколько инструментов для управления проектами, постановки задач, отслеживания рабочего времени и хранения файлов. В интерфейсе приложения не трудно ориентироваться среди множества задач и проектов. Все участники команды видят обновления, понимают в какой стадии проект и быстрее реагируют на изменения.

Статистику о работе команды собирает трекер. Это помогает справедливо рассчитывать оплату за отработанные часы, анализировать эффективность и поддерживать прозрачные отношения между участниками процесса. Чтобы собирать данные о временных затратах на разные задачи и оптимизировать планирование, в десктоп-приложении работает трекер. Он считает:

• когда, над какими задачами и сколько работал сотрудник;
• сколько часов и минут ушло на конкретную задачу — даже если над ней в разное время работали несколько человек.

Кроме этого, трекер делает скриншоты рабочего стола раз в несколько минут и измеряет активность сотрудников в течение рабочего дня.

Параметр «Активность» помогает выявить личное время максимальной продуктивности и показывает интенсивность работы над разными задачами.

Вовлечённость сотрудника измеряется в процентах. Единица активности — клики, ввод текста и передвижения курсора в каждый 20-секундный промежуток работы. Если действий не было, активность падает до нуля. К концу периода считается среднее арифметическое из всех промежутков.

Shtab обладает гибким интерфейсом и позволяет настроить отображение листа задач выбрав один из четырёх видов: классическая agile-доска, список, матрица Эйзенхауэра и календарь.

Kanban-доска:

На доске задачи визуализируются через карточки. До клика по карточке видно, кто исполнитель, каков приоритет и дедлайн. По цветным меткам можно отследить другие параметры, которые участники проекта задают сами.

Задачи группируются в четыре колонки: «Открытые», «В процессе», «На проверке», «Закрыты». Так удобно отслеживать процесс работы и контролировать число незавершённых задач.

Список задач:

Карточки выстраиваются в подсписки «Открытые», «В процессе», «На проверке» и «Закрыты». В списке отображаются исполнитель, приоритет, дедлайн, метки, комментарии и вложения карточки. Каждую из них можно перетащить в другой подсписок, изменив статус задачи.

Преимущество этого формата — в наглядном и привычном интерфейсе: он напоминает список файлов в папке Windows.

Календарь:

Календарь помогает выстроить работу так, чтобы уследить за дедлайнами. Он заполняется карточками в соответствии со сроком их сдачи. Из календаря можно открыть карточку или создать новую задачу — сразу с нужным дедлайном.

Живая доска:

Доска отображает все изменения в реальном времени. Не нужно обновлять страницу, чтобы увидеть только что добавленные задачи, редактирование карточки, перемещения по колонкам-этапам. Видно, кто из сотрудников онлайн, кто просматривает и редактирует карточку задачи.

Мои задачи:

Пользователь может участвовать в нескольких проектах внутри одной команды. В «Моих задачах» видны все карточки команды, где он задействован. Они отображаются тремя способами: по статусу, по приоритету и по проектам.

Основные параметры — ID, приоритет, статус, проект и метки — будут видны в любом случае.

История изменений задачи:

Позволяет просматривать историю изменений по задаче: создание или удаление комментариев, прикрепленных ссылок, смену описания, приоритетов и статусов. По каждому изменению видна следующая информация:

Пользователь, который отредактировал;

Дата и время внесения изменений;

Прошлое значение.

Функция обеспечивает прозрачность изменений, которые происходят с задачами и позволяет отслеживать этот процесс.

Уведомления:

В приложении есть разные виды уведомлений:

в команде или проекте появился новый участник;

появилась новая задача;

в задачах, к которым сотрудник причастен, произошли изменения.

Уведомления о новых участниках проектов и новых задачах дублируются на привязанную почту. Впоследствии система станет гибкой: можно будет выбрать, какие апдейты получать внутри приложения и на e-mail.

Зарплата по ставке в час:

Сервис рассчитывает зарплату сотрудников исходя по формуле рабочее время умноженное на часовую ставку сотрудника. Это избавляет от неоплачиваемых переработок, а руководителю помогает объективно оценивать работу, не допускать ошибок в расчётах и точнее планировать бюджет проекта.

Уровни доступа:

Создатель проекта может назначить некоторых сотрудников менеджерами, дав им право видеть и составлять отчёты, или поделиться доступом к финансам.

Архив задач:

Программа сохраняет выполненные задания в архиве. При необходимости пользователь может найти закрытые задачи, воспользоваться содержащейся в них информацией, создать шаблон на их основе. Все, над чем работала команда, остается в памяти и может быть использовано для повышения продуктивности.

Отчет по команде:

Отчет по результатам работы команды используется менеджерами или руководителями. В нем можно увидеть:

полный список сотрудников;

проекты и задачи, которые находятся у каждого в работе;

время, потраченное на выполнение конкретных заданий.

Аналитика позволит определить продуктивность работы команды в разрезе отдельных исполнителей.

2. Работа с ПО Shtab:
   1. Регистрация и авторизация

Для использования ПО Shtab, Пользователю необходимо создать аккаунт.

Регистрация

Нажмите кнопку «Зарегистрироваться», и вы перейдете к форме регистрации, введите свое имя, почту и пароль и сразу же получите письмо с ссылкой на для активации аккаунта.

Регистрация по приглашению

Вас могут пригласить в команду по вашей электронной почте, при переходе по ссылке приглашения в команду, вы попадете на страницу регистрации. После регистрации вы сразу же окажетесь в команде, куда вас пригласили.

В настройках профиля можно изменить личную информацию такую как: имя, почту, пароль, банковскую карту, номер телефона и удалить свой аккаунт в ПО Shtab.

Просмотр информации пользователя

Вы можете просмотреть профиль сотрудника, в котором будет содержаться информация: последний визит пользователя в систему, должность пользователя, контакты, проекты и прогресс проектов, в которых пользователь состоит.

Примечание: если у Пользователя нет прав доступа к проектам, или Пользователь не состоит в том или ином проекте, для этого пользователя не отображаются проекты в профиле другого пользователя не доступные ему проекты.

1. 2. Как пригласить сотрудников в команду в ПО Shtab

Приглашать новых сотрудников в команду может только руководитель или администратор команды.

Обратите внимание, чтобы добавить участника в проект или команду, пользователь должен быть зарегистрирован в системе Shtab.

На главной странице в левом нижнем меню нажмите кнопку «Настройки команды»:

В открывшемся меню нажмите вкладку «Участники»:

В бесплатном тарифе можно добавить до 5 участников в команду.

• В тарифе Pro - можно добавить до 20 участников в команду.
• В тарифе BUSINESS до 200 участников в команду.

В окне «Участники»:

1. В поле «Добавить участника» введите электронную почту члена команды, и нажмите клавишу «Enter».
2. Назначьте один из трех уровней доступа новому члену команды: «Пользователь», «Менеджер», «Администратор»:
   • Руководитель - создатель команды, у него все возможные права.
   • Администратор имеет те же права, что и руководитель, единственное отличие в том, что он не создавал команду.
   • Менеджер - может только создавать проекты и просматривать отчеты тех проектов, где он состоит
   • Пользователь может только создавать и участвовать в задачах
3. Нажмите кнопку «Пригласить в команду», чтобы отправить приглашение.

Добавленному пользователю придет уведомление о приглашении в правом верхнем углу профиля в колокольчике:

Необходимо нажать на колокольчик и принять приглашение, нажав кнопку: «Принять»:

После того, как пользователь примет ваше приглашение и появится на странице «Участники», вы можете назначить ему любую роль в структуре вашей команды (директор, бухгалтер, и т.д):

1. 3. Права доступа

В одной команде могут присутствовать администраторы, менеджеры, пользователи и руководитель.  В настройках команды руководители и администраторы выставляют права другим сотрудник: Администратор, Менеджер и Пользователь.

Пользователь

Менеджер

Руководитель
и администратор

Все права сотрудника +

Все права менеджера +

• Просмотр информации пользователей
• Создание задач
• Редактирование задач
• Восстановление задач из архива
• Просмотр раздела "Стадии"
• Просмотр своих выплат
• Просмотр своей активности

• Создание проекта
• Редактирование проекта
• Архивация проекта
• Восстановление проекта из архива
• Добавление сотрудника в проект
• Удаление задач из архива
• Создание меток
• Редактирование меток
• Создание стадии
• Редактирование стадий
• Удаление стадий

• Редактирование команды
• Приглашение в команду
• Просмотр/изменение командных настроек пользователя
• Удаление сотрудника из проекта
• Просмотр всех проектов команды
• Работа с выплатами
• Просмотр отчётов и активности сотрудника

1. 4. Команда

В настройки команды есть доступ у администратора и руководителя.

В настройках команды Руководители могут пригласить нового сотрудника в команду по электронной почте.

Участников, которых пригласили, но еще не принявших приглашение можно пригласить повторно или отменить приглашение, для этого необходимо кликнуть на соответствующие кнопки.

В настройках можно отфильтровать сотрудников по правам и посмотреть заблокированных пользователей. Чтобы восстановить сотрудника и вернуть ему доступ в команду, необходимо перейти в раздел "Заблокированные" и нажать кнопку «Восстановить» возле сотрудника. Также, можно производить поиск сотрудников через поле для поиска и выставить в селекте: все участники, Администратор, Менеджер и Пользователь.

Настройки страницы сотрудника

Основные. В основных настройках руководители и администраторы могут изменить ставку сотрудника, назначить роль в команде и установить права доступа, заблокировать и разблокировать пользователя.

Руководители также настраивают параметры контроля сотрудника: частоту скриншотов, отслеживание активности, блюр скриншотов.

В карточке сотрудника указаны контактные данные, введённые пользователем.

Проекты. Отображение всех проектов команды, в которые добавлен Пользователь. Здесь можно сразу добавить исполнителя в другой проект, поставив отметку в чек-боксе рядом с названием.

В разделе «Проекты» показан список всех текущих проектов, включающих закрепленные за ними задачи. У каждого проекта есть свой прогресс-бар, который заполняется по мере выполнения задач.

По аналогии с разделом «Задачи», «Проекты» можно отобразить на доске карточками или списком.

Добавьте ваши проекты в «Избранное», чтобы быстрее ориентироваться в общем списке. Выбрав в выпадающем меню колонку «Избранное», вы увидите отмеченные ранее проекты.

За 5 дней до установленного дедлайна проекта на карточке появится уведомление о сроке.

1. 5. Создание и редактирования проекта

Создайте первый проект кнопкой «+Проект». Затем опишите детали проекта, необходимые исполнителям для работы.

Примечание: только сотрудники с правами Менеджер, Администратор и Руководитель могут создавать проекты в команде, а также заниматься настройками проекта и добавлять туда сотрудников.

Основные

В основных настройках устанавливаются:

• Название проекта
• Дедлайн
• Бюджет
• Архивация закрытых задач

Участники

Добавьте в проект участников по имени пользователя. В любой момент участников проекта можно исключить из проекта, нажав на крестик рядом с сотрудником.

Примечания:
1. В проект можно добавлять только участников, которые уже есть в команде. Если вы хотите добавить сотрудника, которого еще нет в команде, то вам придется сначала пригласить его в команду только после того, как он примет приглашения, вы сможете подключить его к проекту.

Метки

К задачам в проекте можно прикреплять метки.

Метки для каждого проекта индивидуальны. Создание меток доступно только пользователям с доступом к редактированию проектов.

Стадии в проекте

Настройка стадия находится внутри проекта, в следующей вкладке после задач.

Стадии можно редактировать, удалять и добавлять новые стадии, присваивать им период, перерыв и часы на выполнение.

Количество стадий - стадии и перерывы

Общий прогресс проекта - соотношение открытых и закрытых задач в проекте.

1. 6. Архивация проектов

Архивация проекта - процесс переноса активного проекта в архив, в котором все пользователи теряют к нему прямой доступ. Над проектами в архиве возможны два действия:

• Восстановление - восстанавливает активность проекта
• Удаление - окончательное удаление проекта. После данного действия восстановить информацию о проекте невозможно.

Возможности проектов: различные режимы отображения, фильтрация, функции колонок и интерактивные карточки, сортировка доски.

Нажмите в главном окне вкладку меню «Проекты»:

На вкладке «Актуальное» вы видите проекты, над которыми вы работаете в данный момент:

Вы можете настроить режим отображения проектов в виде доски или списка, для этого нажмите соответствующую кнопку справа вверху «Доска», «Список»:

В режиме отображения «Доска» - все проекты показаны в виде интерактивных карточек:

В режиме отображения проектов «Список»- все проекты выводятся в виде списка:

Фильтрация проектов

Если хотите добавить проект, над которым работаете чаще всего, нажмите в правом нижнем углу интерактивной карточки звездочку:

Чтобы вывести на экран избранные проекты в окне актуальных проектов - в выпадающем списке выберите «Избранные»:

В окне будут выведены только избранные проекты:

Чтобы отправить проект в архив - нажмите левой кнопкой мышки на три точки, и нажмите «В архив»:

Чтобы посмотреть архивированные проекты, на странице «Проекты» нажмите вкладку «Архив» и вы увидите список всех архивных проектов:

Для того чтобы восстановить проект из архива необходимо нажать на галочку рядом с нужным проектом, и нажать кнопку «Восстановить»:

Функции колонок и интерактивных карточек

На интерактивных карточках и в колонках - вы можете видеть одни и те же функции:

• Аватар и название проекта:

• Количество задач выполненных/общее количество:

• Процент готовности проекта:

• Звездочка для добавления/удаления проекта в избранное (желтая - проект в избранном):

• Три точки для редактирования, удаления и архивации проекта:

1. 7. Сортировка доски

В режиме отображения проекта: «Доска», вы можете перетаскивать интерактивные карточки проектов, зажав левую кнопку в нужном вам порядке.

Мои задачи

Раздел «Мои задачи» создан для быстрого доступа к списку всех ваших задач со всех проектов, в которых вы состоите.

Задачи менее масштабные по сравнению с проектами: проекты удобно делить на несколько задач для разных исполнителей и разных спецификаций задач.

Для большего удобства вы можете выставить фильтры задач и воспользоваться поиском задач по названию задачи.

Отображение задач

Созданные задачи появляются на доске, когда в задаче вы указаны как исполнитель или контролирующий: их можно группировать по приоритету, проектам, статусу. Также вы можете настроить вид раздела: показать задачи в виде матрицы, отобразить более наглядно карточками или более компактно — списком.

Фильтры задач

Фильтры задач располагаются в поле для поиска. При выборе фильтров отображаются только те задачи, которые подходят по фильтрам.

Создание задачи

Создать задачу можно двумя способами: в разделе «Мои задачи» и через раздел «Проекты». В первом случае задача будет привязана к выбранному проекту, а в графе исполнитель будет указан сотрудник, создавший команду. Во втором — автоматически закрепляется за проектом.

Детализация задачи

1. Название задачи
2. Описание. Блочный редактор;
3. Прикрепить файлы. Доступна загрузка любых типов файлов. Для бесплатной версии максимальный размер файла 5 мб. Для платной - не ограничен;
4. Дедлайн. Датапикер;
5. Статус:
   • Открытая
   • В процессе
   • На проверке
   • Закрыта
6. Приоритет:
   • Критический
   • Важный
   • Срочный
   • Низший
7. Оценка. Оценка времени, необходима для составления отчёта План-Факт;
8. Исполнитель. Установка исполнителя необходима для трекинга времени исполнителя;
9. Контроль. Установка контролера необходима для трекинга времени, затраченного на проверку задачи;
10. Стадии. Создаются индивидуально для каждого проекта;
11. Метки. К задаче может быть прикреплено неограниченное количество меток;
12. Чеклист.
13. Комментарии. Оставленные пользователями комментариями будут видны всем участникам проекта.

Как создать шаблон задачи

Чтобы создать шаблон для часто повторяющихся задач, или задач, с определенной последовательностью действий необходимо зайти на страницу вашего проекта, открыть вкладку «Шаблоны», а затем и нажмите кнопку «Создать шаблон»:

Введите название шаблона задачи, и нажмите кнопку «Создать шаблон»:

В шаблон задачи можно внести следующие данные:

• Описание задачи.
• Чек-лист.
• Загрузить файл.
• Добавить исполнителя.
• Добавить контролирующего.
• Приоритет.
• Оценка времени задачи в часах.
• Стадия.
• Метки.

После завершения создания задачи, шаблон задачи можно найти на странице «Проекты» - «Шаблоны»:

Чтобы создать задачу из шаблона выберите необходимую задачу, нажмите три точки, и нажмите кнопку «Создать задачу»:

Дополнительные инструкции для Пользователя размещены по ссылке: https://doc.shtab.app/

4. Техническая поддержка программного обеспечения Shtab:

Техническая поддержка Пользователей осуществляется посредством электронной почты hi@shtab.app.  

Специалисты, обеспечивающие техническую поддержку ПО Shtab, должны обладать следующими знаниями и навыками:  

• владение персональным компьютером на уровне специалиста;  
• знание функциональных возможностей ПО Shtab и особенностей работы с ней. 

5. Уровень подготовки Пользователей:

Для работы с программным обеспечением Shtab не требуется особой квалификации Пользователя помимо навыка работы с любым из поддерживаемых Интернет-браузеров (Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, Microsoft Internet Explorer и др.).

6. Информация, необходимая для установки и эксплуатации:

Доступ программному обеспечению Shtab не требует установки на устройство пользователя. ПО Shtab реализовано в виде облачного решения, работа должна осуществляться через браузеры: Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, Microsoft Internet Explorer и др.

Доступ к функционалу ПО Shtab осуществляется при условии предварительной регистрации учетной записи на сайте https://my.shtab.app/auth/registration и последующей авторизации: ввода идентификационных данных, к которым относится логин и пароль (в соответствии с п. 2.1 настоящего документа).